入社後のコミュニケーションが不安・・・それは杞憂に終わります!

学生の皆さんこんにちは。当社IT推進担当の中谷と申します。

この2年、新型コロナウイルスの影響でコミュニケーションの在り方が大きく変わりました。
入学当初、「毎日学校に行っていたけど、今はオンライン授業が増えて学校に行く回数が減った」という人も多いのではないでしょうか?

企業においても、「接触機会を減らす」ための多くの取り組みが行われましたが、急激な変化に多くの会社で混乱が生じ、また、企業間のデジタル格差(デジタルデバイド)という問題が露呈しました。

今回は、当社がどのようにしてその脅威に適応し、今現在、どのような環境でコミュニケーションを図っているかを紹介します。

本記事が、皆さんの入社後のコミュニケーションに対する不安を取り除くきっかけになれば幸いです。

 

■IT推進室の紹介

本題の前に、私が所属する「IT推進室」について紹介します。

ここにあるように、当社は複数事業部により成り立っており、各事業部は独立した社内システムを運用していました。
各事業部門が事業に専念することで、より質の高いサービス・製品を提供し、安定した経営基盤を築き上げてまいりましたが、一方で時代の変化に迅速に対応するため、事業部門単位ではなく全社的に、より戦略的なIT推進が求められました。
そこで、新型コロナウイルスが流行する前年、2019年に誕生したのが「IT推進室」です。

発足後、まず全社的な情報共有のためのツール「グループウェア」の導入などコミュニケーションインフラを整備し、
現在では、一般的な情報システム部門が担うような社内ヘルプデスク業務・サーバー構築などだけではなく、
事業部門と連携しDXを推進するなど、様々な取り組みを行っています。

IT推進室 中谷

 

■企業におけるコミュニケーションってなんだ?

コミュニケーションがなければ社会生活は成り立ちません。

企業においても、社内外の人との関係構築・情報共有・情報伝達のためにコミュニケーションは欠かせません。
「取引先との商談・打合せ」「学生との面接・面談」といった、社外の人とのコミュニケーションは対面や電話・メールなどで、「上司への報告」「プロジェクトメンバーのスケジュール確認」といった、社内の人とのコミュニケーションは対面やグループウェアなどで、日常的に行われています。
コミュニケーションが上手く行えない状態に陥ると、たちまち業務効率は低下し、業績の落ち込みへと繋がる可能性すらあるのです。

 

■コロナがもたらしたものとは?

2020年4月に政府より発出された緊急事態宣言においては、「接触機会を減らす」ために「出勤者数7割減」が目標として掲げられ、「時差出勤」「テレワーク」が推奨されました。
その他にも全国的に対面での商談や会議を行わないケースや、新入社員を含む従業員への教育機会が減るなど企業活動に大きな影響を与えました。

それらの課題をITで解決しようとする動きにより、日本企業のIT導入は10年進んだとも言われます。
その反面、中には入社して1年経つが上司とのオンラインのコミュニケーションが中心となり同僚の顔もわからないという企業もあるなど、コミュニケーションの在り方も大きく変わりました。

 

■当社の取り組み

当社では、「接触機会を減らす」ため「テレワーク(在宅勤務)」を推進しました。
IT推進室最大のミッションは「在宅勤務体制の構築」でした。

緊急事態宣言前、グループウェアなどの最低限のコミュニケーションインフラは整備されていましたが、それだけでは在宅勤務は成り立ちません。

「自宅にパソコンがない場合どうするのか?」「コミュニケーション手段はどうするのか?」「パソコン操作に不慣れな人にどのようにサポートするのか?」など、課題は山積みでした。

即座に、自宅から会社のネットワークに接続するための環境を構築し、貸出可能なノートパソコン・モバイルルーターを準備、出社しなくてもコミュニケーション可能なツールを導入しました。
その結果、石川県に1回目の緊急事態宣言が行われてから およそ2週間後の4月下旬には全社的な在宅勤務を開始することができました。

これらの取り組みは、普段から従業員一人一人のIT活用意識が高い当社だからこそ実行することができました。
また、IT推進室を司令塔とした全社的なIT推進体制が、迅速な全社展開に結びついています。
この意識、この体制が当社の変化への適応能力の高さを生み出しております。

 

■現在のコミュニケーション環境

1回目の緊急事態宣言からおよそ2年、現在の当社のコミュニケーション環境はどうなったか。

今では、ITに詳しくない人でも、当たり前のように在宅勤務を行ない、当たり前のようにオンライン会議が行われるようになりました。
以前は、電話やメールという手段が中心だったコミュニケーションも、チャットやオンライン会議ツールが活用され、大きく様変わりしました。

ちょっと余談ですが、弊社では、年に2回部長や課長による改善発表なるものがあります。
コロナ禍以前は、会議室や集会室で実施されていたイベントになりますが、オンラインで開催されるようになり、今では移動先の車の中からオンラインで参加される方も。
想像してみてください、皆さんのご両親と同世代のおじ様が、車内で発表している様を・・・

閑話休題。
昨年12月には、フリーアドレスが始まり、フリーアドレス対象部門については、営業職以外にもスマホが支給され、IP電話を用いた社内外との通話、チャットでの情報共有やグループウェアの利用が可能となり、場所を問わない働き方が加速しました。

このように、当社のフリーアドレスと在宅勤務、目的は異なりますが、二つの共通点「場所を問わない働き方」にはデジタルコミュニケーションが活用され、それによって当社の働き方が大きく変わりました。
そして、今現在も専門のプロジェクトチームが皆の声を拾い上げ、コミュニケーションの在り方を評価し、日々改善活動に取り組んでいます。

 

■最後に

実は、コロナ禍における当社の取り組みの一部はIT推進室発足以前から行われていたものです。。
オンライン会議のためのコミュニケーションツールなどは海外工場との会議のために特定の部署で使われていましたし、自宅から会社のネットワークに繋げる仕組みなどは営業職の一部が出張の際に使用していました。
これらの取り組みは、従業員一人一人のIT活用意識が高い当社だからこそ実行することができ、IT推進部門が全社的に展開することで、新型コロナウイルスという脅威に迅速に対応することができました。

新型コロナウイルス収束の兆しは見えず、就職活動を行っている学生の皆さんにおいては、まだまだ不安が拭えない状況が続くかと思います。
入社後のコミュニケーションが不安な方もいらっしゃると思います。
当社では、そういう不安を取り除けるように、Zoomを用いた学生との面談を積極的に行っておりますので、ぜひお気軽にお申込みください。

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